Privacy Portal

Das Privacy Portal verwaltet Datenschutz-Anfragen und stellt sicher, dass abgemeldete Kontakte nicht erneut kontaktiert werden.

Was ist das Privacy Portal?

Das Privacy Portal zeigt:

Opt-out-Anfragen: Personen, die der Datenverarbeitung widersprochen haben
Löschanfragen: DSGVO Art. 17 Anfragen
Auskunftsanfragen: DSGVO Art. 15 Anfragen

Portal öffnen

Gehe zu Einstellungen → Privacy Portal
Du siehst alle Datenschutz-Anfragen

Anfragen verstehen

Opt-out (Widerspruch)

Person hat der Verarbeitung widersprochen (Art. 21 DSGVO):

Kontakt wird automatisch gesperrt
Keine zukünftigen Anreicherungen
Kein Kontakt möglich

Löschanfrage

Person hat Löschung beantragt (Art. 17 DSGVO):

Daten müssen gelöscht werden
Dokumentation der Löschung erforderlich
Suppressionsliste führen

Auskunftsanfrage

Person möchte wissen, welche Daten gespeichert sind (Art. 15 DSGVO):

Auskunft innerhalb eines Monats
Welche Daten, woher, wofür

Automatische Verarbeitung

Opt-outs werden automatisch verarbeitet:

Person meldet sich über unser Portal ab
Anfrage wird registriert
Kontakt wird auf Suppressionsliste gesetzt
Alle zukünftigen Anreicherungen blockiert

Keine manuelle Aktion nötig

Opt-outs werden automatisch beachtet. Du musst nichts tun – Leadbase sperrt die Kontakte automatisch.

Suppressionsliste

Die Suppressionsliste enthält alle abgemeldeten Kontakte:

Automatisch aus Opt-outs
Synchronisiert mit der Anreicherung
Blockiert sowohl Suche als auch Anreicherung

Suppressionsliste ansehen

Gehe zu Einstellungen → Privacy Portal
Wähle „Suppressionsliste"
Hier siehst du alle gesperrten Kontakte

Export

Du kannst die Suppressionsliste exportieren:

Klicke auf „Exportieren"
Wähle das Format (CSV)
Nutze die Liste für andere Systeme

Anfragen bearbeiten

Auskunftsanfrage beantworten

Öffne die Anfrage im Privacy Portal
Klicke auf „Daten zusammenstellen"
Leadbase sammelt alle relevanten Daten
Prüfe und ergänze bei Bedarf
Sende die Auskunft an die Person

Löschanfrage umsetzen

Öffne die Anfrage
Prüfe, ob Löschung möglich ist (keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten)
Klicke auf „Löschen durchführen"
Kontakt wird gelöscht und auf Suppressionsliste gesetzt
Dokumentation wird erstellt

Fristen beachten

Anfrage-Typ	Frist
Auskunft (Art. 15)	1 Monat
Löschung (Art. 17)	Unverzüglich
Widerspruch (Art. 21)	Sofort

DSGVO-Fristen

Die DSGVO setzt strenge Fristen. Bearbeite Anfragen zeitnah, um Bußgelder zu vermeiden.

Eigenes Privacy Portal

Du kannst ein eigenes Privacy Portal für deine Kunden einrichten:

Portal-URL

Gehe zu Einstellungen → Privacy Portal
Konfiguriere „Öffentliches Portal"
Gib die URL deiner Datenschutzseite an

Verknüpfung prüfen

Leadbase prüft automatisch:

Ist die URL erreichbar?
Enthält sie Datenschutzinformationen?

Dokumentation

Anfragen-Protokoll

Alle Anfragen werden protokolliert:

Wann eingegangen
Welcher Typ
Wann bearbeitet
Von wem bearbeitet

Export für Audits

Für Datenschutz-Audits:

Gehe zu Privacy Portal
Klicke auf „Protokoll exportieren"
Wähle den Zeitraum
Exportiere als PDF oder CSV

Best Practices

Prozesse definieren

Klare Zuständigkeiten festlegen
Eskalationspfade definieren
Fristen im Kalender markieren

Regelmäßig prüfen

Offene Anfragen wöchentlich prüfen
Suppressionsliste aktuell halten
Dokumentation vollständig führen

Team schulen

Datenschutz-Grundlagen vermitteln
Umgang mit Anfragen trainieren
Eskalation bei komplexen Fällen